En ocasiones, sentar a varios invitados alrededor de una mesa puede convertirse en todo un reto. Cualquier celebración familiar (o reunión de amigos no tan amigos) sirve de ejemplo. Si, además, tenemos muchas mesas y muchas personas, la cosa se complica. Y si hablamos de un aula llena de estudiantes, el asunto puede convertirse en un verdadero quebradero de cabeza. No siempre existe una distribución que deje satisfecho a todo el mundo. Si eres profesor, sabes de lo que hablo.
He creado UbicApp para hacer esta tediosa tarea algo más llevadera. Por supuesto, siempre podemos recurrir al papel y al lápiz, o utilizar pequeños recortes con nombres para probar distintas distribuciones. El método artesano acaba funcionando; no hace falta digitalizarlo todo. Sin embargo, la aplicación pretende ir un poco más allá y ofrece distintas formas de organizar personas y espacios que podemos probar, modificar y aplicar en muy poco tiempo. Además, podemos hacer que el programa encuentre mejores decisiones mediante reglas y restricciones.
La aplicación web no almacena ni envía ninguno de los datos que introduces. Todo sucede localmente en tu navegador, de modo que nombres, grupos, restricciones y demás información utilizada para crear una distribución no se transmiten a ningún servidor. Desde el punto de vista de la protección de datos, esto reduce especialmente los riesgos asociados al tratamiento de información personal, algo importante cuando utilizamos la aplicación con datos de estudiantes u otras personas.
En los siguientes apartados detallo algunas de las características disponibles en la versión actual. Y, si quieres recibir por correo electrónico las novedades sobre esta aplicación y otros contenidos de este boletín, puedes suscribirte gratuitamente.
Una organización dinámica y visual
UbicApp facilita la organización de mesas y personas dentro de un espacio de forma visual y dinámica. La imagen muestra la interfaz principal de la aplicación en uso: vemos mesas con nombres asignados, diferentes colores y etiquetas, en este caso dispuestas según una configuración individual. Podría tratarse perfectamente de la distribución de un aula.
El funcionamiento es bastante intuitivo y el proceso se puede resumir en cuatro pasos:
En primer lugar, añadimos las mesas que necesitamos. Podemos distribuirlas manualmente, moviéndolas con el ratón, o aplicar un esquema de organización (individual, 2 mesas juntas, equipos de 4 personas, etc.). Muchas veces, la disposición de una sala o un aula viene condicionada por el propio espacio, por lo que conviene empezar definiendo su configuración física.
A continuación, introducimos la lista de personas, cuyo número debería coincidir, en principio, con el de mesas disponibles. A medida que actualizamos la lista, el programa asigna automáticamente cada persona a una mesa siguiendo el orden establecido.
Opcionalmente, podemos definir reglas y restricciones que condicionen la distribución. Por ejemplo, podemos indicar qué personas deben estar cerca, cuáles deben situarse lo más lejos posible entre sí o quién debería ocupar una posición determinada dentro del espacio.
Finalmente, dejamos que el programa haga su magia haciendo clic en el botón «Organiza». UbicApp buscará una distribución que tenga en cuenta las reglas y restricciones definidas y nos propondrá tres alternativas de organización.
Esquemas de organización de mesas
La aplicación web puede utilizarse simplemente para «dibujar» la distribución de las mesas, asignar nombres y descargar un PDF con el resultado. Esto puede resultar muy práctico, por ejemplo, para organizar un aula.
Pero también podemos ir un poco más allá y aplicar distintos esquemas de distribución que reorganizan automáticamente las mesas según la configuración seleccionada.
Entre las opciones disponibles encontramos:
Distribución individual: el programa coloca todas las mesas separadas y distribuidas de forma regular, dejando cierto espacio entre las columnas.
2 mesas juntas: una disposición clásica en el aula, con las mesas organizadas por parejas.
3 mesas juntas: similar a la anterior, pero formando grupos horizontales de tres mesas.
Esquema 2-3-2: combina parejas y tríos de mesas en una misma distribución.
Circular: el programa intenta disponer las mesas formando una distribución circular dentro del espacio disponible.
Equipos x4: especialmente adecuado para el trabajo cooperativo; dos parejas de mesas quedan enfrentadas para formar un equipo de cuatro personas.
Equipos x5: reúne cinco mesas: cuatro forman una disposición de tipo Equipos x4 y una quinta se sitúa lateralmente, orientada hacia el grupo.
Equipos x6: reúne seis mesas, organizadas como dos tríos enfrentados para formar un equipo más amplio.
Cooperativo ABBC: una configuración pensada para grupos cooperativos de cuatro alumnos, formados por una persona del grupo A, dos del grupo B y una del grupo C, distribuidos según el esquema de Equipos x4.
Una vez generado cualquiera de estos esquemas, la distribución puede seguir modificándose manualmente, moviendo una mesa de forma individual o seleccionando varias para desplazarlas conjuntamente.
Personas y restricciones
Personas y grupos
Si disponemos de una lista de personas, basta con introducirla en el cuadro de texto de «Personas». Solo hay que tener en cuenta que la lista debe estar numerada:
1. de Cervantes Saavedra, Miguel
2. García Lorca, Federico
3. Pérez Galdós, Benito
4. Salas Falgueras, Margarita
...Opcionalmente, podemos definir grupos de personas y para indicar a qué grupo pertenece cada persona, lo haremos con una barra / seguida de una letra al final del nombre.
14. Sorolla Bastida, Joaquín / APodemos utilizar cualquier letra de la A a la Z, pero si queremos organizar grupos de trabajo cooperativo, conviene utilizar las letras A, B y C para poder aplicar un esquema concreto.
Por ejemplo, para un escenario de trabajo cooperativo con 4 personas, puede ser interesante organizar la lista en 3 grupos A,B y C para poder configurar diferentes esquemas de trabajo (ABBC, ABC, AABB, etc.)
Restricciones
La definición de restricciones es muy interesante porque permite establecer determinadas condiciones sobre la distribución de las personas en el espacio disponible, atendiendo a restricciones de distancia:
entre pares de personas
entre grupos de personas
entre una persona o grupo a alguna zona de la sala.
Esta función optimiza la asignación final de las personas de la lista a cada mesa.
Restricciones de distancia entre personas y grupos
Por ejemplo, si queremos que la persona 1 se siente lo más lejos posible de la persona 2, tan solo debemos indicar 1x2 en el cuadro de restricciones. Por eso es importante disponer de una lista numerada de personas. El lenguaje permite definir las siguientes restricciones de distancia entre personas o entre grupos de personas.
Imaginemos una situación en el aula en la que
La persona 1 debe estar lo más alejada posible de la persona 2
La persona 2 debe estar al lado de 3, lo más cerca posible.
La persona 3 debe estar relativamente cerca de la persona 4
1x2
2-3
3--4Este tipo de restricciones también se pueden establecer entre grupos de personas, también entre personas del mismo grupo (AxB, B-C, C--C, etc.).
AxB
B-C
A--ACondiciones de distancia a determinadas zonas de la sala
También podemos acercar a personas o grupos de personas a una zona del espacio: delante (F), detrás (B), izquierda (L) y derecha (R).
Pensemos en un aula con las siguientes necesidades de organización:
los alumnos 7 y 11, junto con los del grupo C, deben sentarse lo más adelante posible;
los alumnos 8, 15 y 23 deben situarse lo más atrás posible;
el alumno 9 y los integrantes del grupo A deben sentarse en el lado izquierdo del aula;
los alumnos 10 y 28 deben situarse en el lado derecho.
Estas condiciones se indican del siguiente modo:
F: 7, 11, C
B: 8, 15, 23
L: 9, A
R: 10, 28Además, al pasar el ratón sobre una mesa en el panel visual, aparece una ventana flotante con información sobre las restricciones que afectan a esa persona en relación con las demás.
UbicApp está diseñada para resolver una necesidad muy concreta, pero todavía hay margen para mejorarla, incorporar nuevas formas de organizar los espacios y hacer más inteligentes algunas decisiones.
De momento, la idea sigue siendo sencilla: facilitar una tarea cotidiana que muchas veces termina llevándonos más tiempo del que debería. Si la pruebas y encuentras algún error, echas en falta alguna opción o se te ocurre una forma diferente de utilizarla, no dudes en contarme tu experiencia.